Elämänkokoiset tapahtumat

fm-logo-mob

Juhlanjärjestäjän viisi virhettä …

12-2018

… ja kuinka niistä selvitään?
Onko juhlien tarkoitus hukassa? Eivätkö tarve, toiveet ja todellisuus kohtaa? Budjetoitko vääriin asioihin? Teetkö kaiken itse? Säästätkö väärässä paikassa?
Olemme koonneet viisi hyvää vinkkiä tilaisuuden järjestäjille, jotta hekin pääsevät nauttimaan juhlatunnelmasta ilman stressiä. Juhlien tarkoitus on hyvä pitää mielessä suunnittelun kaikissa vaiheissa. Kun sijoittaa oikeisiin asioihin, saa hienot juhlat edullisemmin.

 

Juhlanjärjestäjän viisi virhettä – kuinka niistä selvitään?
Juhlien tarkoitus hukassa
”Hyvät bileet, mutta pitikös täällä esitellä joku tuotekin?” Onnistuneilla juhlilla on kristallin kirkas tarkoitus – kuten brändäys tai henkilöstön muistaminen.
Mieti millaisen viestin haluat antaa yhteistyökumppaneillesi ja henkilöstöllesi. Hyvin järjestetyt juhlat kertovat arvostuksesta ja ovat parasta markkinointiviestintää ja yrityskuvan huoltoa.

Vinkki: Pidä juhlien tarkoitus mielessä suunnittelun kaikissa vaiheissa – ettei henkilöstökään tarvitse stressaantua omien rentoutusjuhlien järjestelyissä.

Tarve, toiveet ja todellisuus eivät kohtaa
Tilasitko maailmankuulun oopperalaulajan, (”Lusikka Pavarotan”) juhlatilaan, jonne mahtuu flyygelin ja vieraiden sijaan vain sähköpiano? Tai onko toiveissasi pitää rennot 200 hengen bileet parin tonnin budjetilla, ensi viikolla?

Vinkki: Voit saada toimivat ja hienot juhlat myös edullisesti, kun annat ammattilaisen ajoissa kertoa ovatko toiveesi realistisia ja toteuttavatko ne juhlasi tarkoituksen.

Budjetoit vääriin asioihin
”Hienot tilat, mutta surkea ruoka ja ohjelma”. Kristallikruunut näyttävät kuvissa hyviltä, mutta vieraiden fiilistä ja firman mainetta ne eivät pelasta.

Sijoita näihin – tässä järjestyksessä

  1. Tarjoilut: Hyvä ruoka ja sujuva tarjoilu muistetaan – samoin kesken loppunut caesar-salaatti.
  2. Tilaisuuteen sopivat esiintyjät luovat juhlan tunnelman.
  3. Tilat ja tekniikka: Sopivan kokoinen ja tyylinen tila pitävät tunnelmaa yllä. Edullisestakin tilasta voi saada viihtyisän esimerkiksi stailaamalla. Jos haluat intiimin tunnelman, älä valitse liian isoa juhlatilaa. Jos haluat tanssia, varmista että bändi ja vieraat mahtuvat bilettämään.

Vinkki: Fokusta juhlien ydinteemaan – kaikille ei tarvitse tarjota kaikkea, ainakaan pienellä budjetilla. Kun sijoitat oikeisiin asioihin, saat hienot juhlat edullisemmin.

Teet kaiken itse
”Äkkiäkös me yhdet vuosijuhlat järjestämme”. Harva paikkaa hampaansa itse, mutta moni pitää juhlanjärjestämistä helppona hommana. Tapahtumatuotannon ammattilainen voi säästää sinut kivulta ja hermoromahdukselta.

Vinkki: Anna vastuu ammattilaiselle – sinä juhlit ja saat itse sulan hattuusi.
Ps. Talouslehti Forbes on rankannut tapahtumatuottajan työn maailman viidenneksi stressaavimmaksi työksi, sotilaiden ja palomiesten jälkeen.

Säästät väärässä paikassa
Säästäminen voi tulla kalliiksi. Ammattituottajalla on paljon kontakteja ja sopimushintoja, jotka hyödyntävät myös sinun yritystäsi. Vähintäänkin säästät aikaa ja vaivaa, kun ammattilainen järjestää tapahtumasi kustannustehokkaasti.
Tapahtumatuotannossa on paljon yksityiskohtia. Erheiden korjailu ja ylihintaisten vuokrasopimusten purku viime tipassa maksavat aina enemmän kuin jo alussa kustannustehokkaasti tilattu palvelupaketti.

Vinkki: Ammattituottaja tuo suoraa säästöä juhlakuluihisi sekä säästää sinun aikaasi ja hermojasi tuottavampaan työhön.

Ota yhteyttä, tehdään onnistuneet tapahtumat yhdessä!